La normalización de procesos clave, la identificación de hallazgos relevantes, propuestas de mejora y evaluación en el ámbito de la gestión institucional y formación, son algunos de los avances que registraron los equipos de aseguramiento de la calidad (SIAC y MAQ) durante 2023.

Un arduo y exitoso trabajo realizaron los equipos del Sistema Interno de Aseguramiento de la Calidad (SIAC) y del Modelo de Aseguramiento de la Calidad en la Formación (MAQ) con diversas reparticiones y facultades UdeC, durante 2023. Esto con la finalidad de robustecer la capacidad de autorregulación y establecer ciclos de mejora continua permanentes al interior de la universidad.

Si bien la UdeC desde sus inicios ha contado con mecanismos de aseguramiento de la calidad, tanto el SIAC como el MAQ realizaron un completo proceso para recoger, revisar y ordenar todos estos antecedentes, a fin de actualizar y formalizar dichos mecanismos.

Por un lado, el SIAC abarca el ámbito de la gestión institucional, identificando, articulando, monitoreando y optimizando todos los procesos institucionales clave a fin de dar cumplimiento a los propósitos establecidos en el PEI 2021-2030. Además, busca alinear políticas y consolidar mecanismos y herramientas de apoyo en todos los niveles del quehacer universitario.

Por otro lado, el MAQ se orienta específicamente al ámbito de la formación, instalando procesos y capacidades de autorregulación a nivel de carreras de pregrado y programas de postgrado mediante ciclos de evaluación permanente.

El director de Desarrollo Estratégico, Dr. Jorge Dresdner Cid, relevó que “con estos proyectos se espera consolidar una cultura de calidad y excelencia en nuestra institución, con procesos y ciclos de evaluación permanente, planificación, seguimiento de resultados y ajuste de actividades”.

Balance 2023 SIAC

En el caso del SIAC, el equipo trabajó con 15 reparticiones UdeC durante 2023.  Esta labor, correspondiente a la primera etapa del SIAC, consistió en normalizar procesos, identificar hallazgos y realizar propuestas de mejora institucional.

Las reparticiones que participaron incluyen a Contraloría, Dirección de Desarrollo Estratégico (DDE), Dirección de Equidad de Género y Diversidad Sexual (DEGyD), Dirección de Comunicaciones (DirCom) y Oficina de Títulos y Grados (TyG), todas dependientes de Rectoría.

Desde la Vicerrectoría (VR), participaron la Dirección de Docencia (DirDoc), Dirección de Bibliotecas, Dirección de Postgrado y Dirección de Servicios Estudiantiles (DISE).

Respecto de la Vicerrectoría de Relaciones Institucionales y Vinculación con el Medio (VRIM), participaron la Dirección de Vinculación Social (DVS), Dirección de Relaciones Internacionales (DRI), Dirección de Relaciones Institucionales (DRRII) Dirección de Extensión (DEX), la Unidad de VcM del Campus Chillán y 9 organismos asociados a la VRIM.

En cuanto a la Vicerrectoría de Investigación y Desarrollo (VRID), participaron la Dirección de Investigación y Creación Artística, Dirección de Desarrollo e Innovación y 5 organismos asociados a la VRID.

A la fecha, se han identificado 304 procesos institucionales y se han priorizado 209, es decir, que pasaron por una matriz de priorización diseñada por el equipo SIAC, lo que permitió a cada repartición involucrada decidir sobre qué procesos trabajar. En la Rectoría se priorizaron 25, en la Vicerrectoría (VR) 119, en la Vicerrectoría de Relaciones Institucionales y Vinculación con el Medio (VRIM) 31 y en la Vicerrectoría de Investigación y Desarrollo (VRID) 34.

La subdirectora de Desarrollo Estratégico, Marcela Cabezas San Martín, sostuvo que el SIAC se encarga de los procesos institucionales, con énfasis en los procesos misionales y que durante 2023 «el trabajo fue arduo identificando cerca de 130 procesos clave que logran crear flujos de valor para nuestros grupos de interés.  El despliegue del equipo SIAC en las reparticiones de la universidad permitió ir transfiriendo una metodología de trabajo para la gestión por procesos, generando que varias reparticiones comenzaran a levantar procesos adicionales que eran importantes en su quehacer».

Con la fase de levantamiento de procesos terminada, ahora el SIAC debe concretar la normalización de procesos. Esto implica documentar los procesos y trabajar con las reparticiones en base a los hallazgos identificados y las propuestas de mejora realizadas.

«Hicimos una presentación a cada una de las direcciones, les mostramos todas las mejoras que se fueron identificando en conjunto y otras adicionales que el equipo SIAC identificó, ahora ellos como responsables de los procesos deben evaluar la implementación de estas. Entonces, las unidades contarán con el diagrama de procesos, el documento de diagnóstico y el procedimiento para implementar dichas mejoras», puntualizó Claudia Muñoz Ulloa, coordinadora del SIAC.

“Creo -continuó Claudia Muñoz- que son importantes los avances que hemos registrado, por lo tanto, es necesario evidenciarlos. El próximo año continua el SIAC como proyecto. Nuestra intención, desde que iniciamos, es que los conceptos de mejora continua y autorregulación se sigan materializando dentro de la universidad”.

Para este 2024 se proyecta la implementación de un modelo de mejora institucional, que se compone de la creación y revisión de los planes de mejora adaptados a cada repartición UdeC con la que se trabajó.

Posteriormente, el equipo SIAC realizará la gestión de auditorías, de hallazgos y de requerimientos con la finalidad de evaluar el funcionamiento de los procesos, y luego, medir la satisfacción de los grupos de interés; para, así, completar el primer ciclo de mejora continua desde que el SIAC entró en funcionamiento.

Balance 2023 MAQ

En el caso del MAQ, se convocaron 89 carreras y 105 programas, de este número 21 Carreras y 50 programas entregaron planes actualizados durante el proceso de ingreso 2023. Se espera continuar aumentando las cifras para consolidar el MAQ y cubrir toda la oferta formativa de pregrado y postgrado. 

El MAQ surgió como parte del proyecto de desarrollo institucional UCO 19101, que concluyó a finales de 2022. El desafío actual radica en su entrada en régimen y la ampliación de su cobertura. En esa misma línea, el equipo técnico, compuesto por integrantes de la Dirección de Docencia, Dirección de Postgrado y Dirección de Desarrollo Estratégico, se plantea como objetivo lograr la participación del 100% de las carreras de pregrado y los programas de Doctorado y Magíster.

Para el director de Postgrado, Dr. Bernardo Riffo Ocares, “hasta hace poco, la autoevaluación de la gestión de programas académicos se llevaba a cabo de manera heterogénea, a menudo desencadenada por el proceso de acreditación. El MAQ tiene como objetivo inculcar una cultura de autorregulación permanente en todos los programas de pre y postgrado. Con la convocatoria a las autoridades de cada Facultad y Encargados(as) de Postgrado, se ha logrado una respuesta oportuna y favorable del público objetivo. Esto refuerza la importancia de la autorregulación continua para nuestra Universidad”.

Por su parte, la Directora de Docencia, Dra. Carolyn Fernández Branada destacó que “se inició un proceso consciente y activo para mejorar continuamente los procesos de enseñanza y aprendizaje, además de la actualización necesaria, tanto de los planes y programas disciplinares, como de la diversificación de estrategias metodológicas y evaluativas».

A su vez, la Dra. Fabiola Cruces López, Directora del Programa de Magíster en Ciencias con mención en Botánica, compartió que el MAQ es una herramienta que se ha convertido en un pilar fundamental para el perfeccionamiento continuo de los programas académicos: “nos ha facilitado la toma de decisiones oportunas, optimizando así los procesos internos y mejorando la eficiencia general de los programas de postgrado”.

Desde el campus Chillán, la jefa de carrera de Ingeniería Agrícola, Mg. Ana María Aguilar Bazignan sostuvo que el MAQ representa una oportunidad para trabajar distintos temas que no habían sido tratados en su carrera: “en el plan de mejora estamos revisando el cómo abordar las asignaturas críticas y también algunas solicitudes, que nacieron del mismo Comité, como por ejemplo los topes de horario.”

Durante 2024, el MAQ busca ampliar aún más su cobertura incluyendo a las especialidades de la salud. Al respecto, Karen Gutiérrez del equipo de implementación, señaló que “la concreción de estos acuerdos ha sido el resultado de un proceso participativo, llevado a cabo en estrecha colaboración con las distintas facultades encargadas de impartir especialidades. Esta dinámica de trabajo conjunto no solo fortalece la integridad de nuestras decisiones, sino que también sienta las bases para un progreso sostenible que nos permita avanzar hacia el aumento de la cobertura del MAQ”.